Ieder zijn vak natuurlijk, maar het kan toch niet zo moeilijk zijn om een goede tekst te schrijven...? Eerlijk gezegd: dat is het ook niet. Jij kunt het ook. Lees maar eens verder.
Je komt thuis na een lange werkdag, haalt de post uit de brievenbus en opent je privémail. Tien tegen één dat er een stuk of wat zakelijke afzenders tussen zitten. Met wat weerzin (want moe) open je die categorie. Een offerte van een nieuwe, schijnbaar goedkopere energieleverancier, een vraag om meer informatie van je bank, een nieuwsbrief van je werkgever of een klant: het lezen wordt je niet makkelijk gemaakt. Te lang, te ondoorzichtig, te veel hoogdravende woorden... je moet het bericht een paar keer opnieuw lezen om het belangrijkste nieuws te vatten. Daarna blijf je met gemengde gevoelens achter: het was kennelijk niet de bedoeling van de afzender dat jij je na het lezen beter zou voelen. En soms wantrouw je zelfs de bedoeling van diezelfde afzender.
HELDER, VLOT & SPRANKELEND
Helder en vlot schrijven lijkt dus een vak apart. Toch is het dat niet. Iedereen kan het. Het punt is dat we vaak wolliger en moeilijker schrijven omdat we vooral niet verkeerd begrepen willen worden. Of omdat we een serieuze, professionele indruk willen maken. Dat eerste bereik je beslist (vooral als het om wettelijke zaken gaat) met een 'ingewikkeldere' tekst, vol vaktermen. Het tweede ook, maar dan vooral bij vakgenoten - waarschijnlijk niet bij degene voor of aan wie je schrijft. Maar het verrassende is dat je met een korte, heldere en liefst sprankelende tekst dat óók kunt bereiken. En zelfs beter.
SLECHT NIEUWS, GOED GEVOEL
Zo kreeg ik ooit een brief van mijn verzekeraar vanwege een claim die ik had ingediend. In plaats van een ellenlang verhaal dat me het gevoel zou hebben gegeven dat mijn verzoek op de grote hoop was beland en nu via een geautomatiseerd systeem werd afgewezen, kreeg ik een kort en helder bericht met de beslissing. In de eerste alinea stond simpelweg: 'We hebben uw claim jammer genoeg moeten afwijzen, maar we leggen u graag uit waarom.' Een domper ja. Maar we willen allemaal graag zo snel mogelijk weten waar we aan toe zijn en waarom. In de volgende alinea werd de reden kort en helder uitgelegd. In de afsluitende alinea schreef deze verzekeraar dat ze weliswaar slecht nieuws hadden gebracht maar hoopten dat de uitleg me ook liet zien waarom ze in dít geval (let op het accent!) niks voor me konden doen. En daarna een persoonlijke noot (ik was zwanger op dat moment en dat was in de weken ervoor ergens in het traject genoemd): 'We wensen u nog een onbezorgde en fijne zwangerschap!' Heel bijzonder: slecht nieuws en dan toch met een glimlach het bericht erover opbergen.
HET GEHEIM
Goed: kort, helder en sprankelend dus. Maar hoe doe je dat? Het geheim is eigenlijk heel simpel: schrijf zoals je praat. Zeg wat je hebt opgeschreven eens hardop. Zou je dat ook zo zeggen als degene voor of aan wie je schrijft vóór je zit? Waarschijnlijk niet.
VOORBEELDEN
Een paar voorbeelden voor je op een rijtje. Herken je iets? :)
- Geachte heer/Geachte mevrouw,
Beslist niet fout, maar wel stoffig. Zeg nou zelf, het voelt toch warmer en persoonlijker als je een mail krijgt die begint met 'Beste meneer [achternaam]' of 'Beste mevrouw [achternaam]', of zelfs met 'Beste [voornaam]' - want als je iemand persoonlijk kent, spreek je hem of haar in real life ook niet met de achternaam aan. Als je niet weet bij wie je bericht terechtkomt, kun je altijd 'Beste mevrouw, beste meneer,' gebruiken. - Bij dezen komen wij op uw vraag over de garantievoorwaarden met betrekking tot het door u bij ons gekochte product terug.
Tip: Wees zo persoonlijk mogelijk en gebruik zo veel mogelijk 'ik' in plaats van 'wij' - dat doe je ook in een persoonlijk gesprek. Hak lange zinnen in fijn leesbare stukken. Wat dacht je hiervan: 'Vanmorgen/gisteren/een paar dagen geleden/etc. liet u ons weten dat uw [naam product] niet werkt zoals het zou moeten werken. U wilt nu weten of dit onder de garantieregeling valt. Dat is jammer genoeg niet het geval en ik leg u met deze brief graag uit waarom.' - Ik ben woonachtig te [plaatsnaam].
Een 'classic' in teksten. Je kent vast niemand die nog zo vertelt waar hij vandaan komt. Het kan veel makkelijker en vlotter (en goed): 'Ik woon in [plaatsnaam].' - Conform hetgeen we zijn overeengekomen.
Zoals we hebben afgesproken. - Er zijn legio alternatieven, welke we graag onder uw aandacht brengen.
Het gebruik van 'welke' op deze manier is echt verouderd. Schrijf het gewoon zoals je het zou zeggen: 'Er zijn volop andere mogelijkheden, die we u graag voorstellen/laten zien.' - In de hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben, verblijven wij,
hoogachtend,
Ja, echt. Dit komt nog steeds voor. Vervang het simpelweg door: 'Ik hoop dat mijn uitleg duidelijk is voor u. Als u nog vragen of hulp nodig hebt, laat het mij dan gerust even weten.
Met vriendelijke groet,'
De lijst is eindeloos. Misschien heb je zelf ook een paar prachtige dinosauriërs van voorbeelden. Zeg ze gewoon eens hardop en je hoort al wat je moet veranderen.
WEDDEN DAT...?
Het is misschien even wennen om zo te schrijven, maar probeer het eens. Of het nou om een brief, mail of om wat voor tekst dan ook gaat. Wedden dat je er zelf lol in krijgt én dat je een heldere, warme indruk achterlaat, wat je boodschap ook is? En kom je er niet uit of kun je wat hulp onderweg gebruiken, laat het dan gerust weten.